看板方法系列4:管理流动原则

通过之前看板方法系列文章,我你的看板墙应该已经建立起来了,并且任务卡片都已经编写完成,贴到了看板上的相应位置。但这不是我们的目标,这只是开始看板的基础,我们的目标的让任务快速的通过看板上的各个流程环节,最终完成它!这就是看板的管理流动原则,任务卡在看板上的流动是需要管理的,而不是让它们都堆积在看板上。下面就分享一下如何来管理任务的流动,有哪些方法和措施。

看板方法系列4:管理流动原则

1、限制在制品

限制在制品是看板的原则也是管理流动的有效手段,上节课的利特尔法则告诉我们,在制品越少,流动越快。所以我们通过在看板上对一些列设定在制品,从而加速那些将要被完成的任务在看板上的流动,使它尽快被完成。在实际中,你也会发现这看板的这三个原则是互相关联的。例如,为了取得工作的快速流动,你设置了限制,并且把它可视化在白板上。通过可视化的工作流,限制在制品并重点关注工作的流动,你就建立了易于发现改进机会的机制。所以限制在制品能够促进工作的流动。

2、缩短等待时间

这里的等待时间有哪些呢?它包括工作的准备还未就绪需要等待,相互依赖的工作还未完成需要等待,外部资源还未到位需要等待。我们应该缩短这些等待时间,来加速工作的流程。例如在工作开始前就考虑它的前期准备是否充足,否则不要急于开始下一步。合理的划分和拆分工作,以减少工作之间的依赖关系,减少依赖所造成的等待。或者通过技术手段例如测试桩来降低依赖。对于外部人员和资源,项目经理或敏捷教练应该提前帮团队准备到位,减少外部依赖。这些都是通过缩短等待时间加速工作流动的好方法。

3、消除阻塞

对于阻塞的工作任务,我们应该积极的去解决掉它,消除阻塞。因为这是影响看板流动的主要因素。我在实际项目中也经常遇到这样的问题,某个工作任务由于各种原因的阻塞长久的停在看板上,无法移动到完成状态,这是很糟糕的事情。那么如果才能尽快解决阻塞呢?

首先限制在制品给予我们解决这个阻塞的机会,因为由于在制品限制,我不能在开始其他新的工作,这迫使我只能去解决这个阻塞。

第二,请记住如果你发现了阻塞的原因,然后仅仅是在Bug跟踪系统中记录一个Bug单子,或者是给阻塞造成者发了封邮件,那么你并没有为解决阻塞做了全部的事情。你还有更加积极的做法可以实施的,例如:

  • 走过去面对面的交谈
  • 打电话给提醒相关人关注你的邮件,
  • 或者如果相关人员很忙,无法解决你的问题,你应该积极的询问可替代人员,同时及时把问题上报。

这些请积极去做,这样才能更快的解决阻塞。

4、避免返工

返工是最得不偿失的事情了,它本身并不能增加价值,却又让你再次投入了时间和经历。所以我们应该尽量避免返工:

  • 消除造成返工的源头:例如清晰准确的需求规格说明,还得在可视化的时候,我们提到过规则可视化,也就是任务的准入准出标准,我们应该加强这个规则的实施,保证各个环节之间交换的是高质量的成果。
  • 内建质量:敏捷倡导内建质量,在工作的过程中就要通过各种方式来保证工作的质量。例如可以通过编码规范、代码Review、测试自动化甚至是敏捷中的TDD、结对编程等,提高工作质量,避免返工。
  • 对返工进行跟踪:当发生返工的时候,我们不仅要及时完成返工工作,更重要的是要对返工进行跟踪并查找原因,必要时持续改进我们的工作流程。

5、跨职能团队

建立跨职能团队是加快工作流动的有效做法,跨职能团队中由于人员的能力是多方位的,所以能够大大减少工作交接所产生的浪费,同时缩短各环节间的等待时间。但是跨职能团队的建设不是一蹴而就的,需要时间和积累,在项目过程中可以有意识的去领取或安排不同的工作来积累团队人员跨职能的能力。

至此看板的三个核心原则就介绍完了,在之后的文章中我们将讨论一下看板中的其他核心实践。

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