我的邮件整理方法

我工作中一直使用Foxmail作为我的邮件客户端,每天都能收到上百封的工作邮件,包括公司的、部门的、项目的、还有一些自动发送的邮件,那么当我们每天早上打开邮件客户端,面对这一堆的邮件时,如果能够快速而又不遗漏的处理这些邮件呢?今天我想把我的邮件整理方法分享给大家,希望能提高处理邮件的效率,提高工作效率。主要内容包括:

  • 收件箱基于过滤器建立子目录,快速清理未阅读邮件
  • 善用邮件标签,是资源类邮件还是需要下一步行动?
  • 置顶邮件(加星),重点关注

一、收件箱基于过滤器建立子目录,快速清理未阅读邮件

邮件过滤器的使用方法在这里我就不介绍了,我想分享的是:**建立怎样的邮件过滤器,将邮件分类?**

每个人结合自己不同的情况,可能会建立不同的过滤器体系,下图就是我的邮件过滤器,主要是按照工作的组织机构来建立的,**具体要细分到何种程度,是要结合每个目录的邮件量和重要程度一起考虑的**。如下图:

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当收到邮件后,邮件就会按照这样的过滤器被过滤和处理,对于的不同的文件夹里的邮件:

  • ——主要存放公司的一些公告、政策、新闻,群发的一些邮件,对于这类邮件,我的处理原则是:快速浏览邮件标题+重要公告政策打上标签(标签的使用请看下文) 
  • ——主要存放部门内部的公告、政策,处理方法同上。
  • ——这里是比较重要的项目上的邮件,对于这里的邮件,我的处理原则是 :浏览邮件标题+快速浏览邮件正文的收件人+与自己相关的打上标签
  • ——这里存放的是项目中自动发送的邮件,可能每天固定一封,或者每小时都有,对于这里的邮件,我的处理原则是 :知道发送的是什么样的自动邮件+直接标记为已阅读
  • ——这里存放的是我需要重点关注的邮件, 这里的邮件的收件人/抄送人里是有我的,对于这里的邮件,我的处理原则是 :阅读标题和正文+判读是否需要有下一步行动(TODO)+是否是重要信息需要保存的+打上标签

这样子我就可以快速的把全部邮件变为已阅读状态,接下来再根据标签和置顶邮件,详细阅读,并采取下一步行动。

二、善用邮件标签,是资源类邮件还是需要下一步行动?

在上一环节中,我们快速处理完了全部邮件(确切的说是快速的把全部邮件变为了已阅读状态),并且有针对性的打上了标签,下图是我的标签使用:

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从标签的名字上,大家也都能知道标签的各自用途,这里我主要说一下TODO标签。

TODO标签里的邮件其实就是我今天工作的待办清单了,这里的邮件,我分类两类:

  • 可以快速处理或者直接回复掉的邮件;
  • 需要我采取行动后,才能处理和完成的邮件;

对于第一种,直接处理掉,并删除TODO标签;

对于第二种,自己按照优先级,逐个/并行处理,直至完成所有邮件清单。

三、置顶邮件(加星),重点关注

置顶/加星邮件,这个不管是在邮件客户端还是网页版的邮件系统里,大部分都有这个功能,我对改功能的使用方法是:_把近期关注的邮件作为置顶邮件_,这样做:

  • 可以快速的找到置顶邮件
  • 要周期性的清除掉过期的置顶邮件,确保置顶的邮件都是近期关注的邮件。

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※另外,这里有个常用文件夹,如果你在收件箱下面建立了很多个目录的话,可以通过右键文件夹,把常用的文件夹添加到这里。

结束语:促使我写这篇文章的原因是,看到了几个同事打开自己的邮件客户端时,就只有一个收件箱,所有的邮件都混在一起,处理邮件的效率很低。其实过滤器、标签这些功能都是有各自的用途的,并不是摆设,我们要善于利用这些功能来帮助我们提高工作效率。