U盘/网盘/移动硬盘中文件、资源的整理心得,文档管理分析

当移动硬盘或者在线网盘里,文件、图片、软件、媒体等各种资源越来越多时,存放和使用它们如何能够变得更有效呢?

今天和大家分享一下我的文档/文件夹整理规则和心得,我的整理规则如要有以下几点:

  • 关注当前
  • 减少复杂分类,分类维度要统一
  • 善用搜索
  • 结束语:这样做有必要吗?

下面我以我的Dropbox中的文件同步为例,介绍一下这些规则:

一、关注当前

当前关注或者正在使用的文件,直接放到Dropbox的同步根目录。

我会当前关注或者正在使用的文件,直接放到同步网盘或者移动存储设备的根目录。这样的好处是 :

1、能够很快的看到、拿到这些文件:我只要打开目录,就可以看到他们。我们还可以让他们按修改时间排序,那么最近使用的文件,永远在第一个;

2、很容易把文件放到这里:直接把文件丢进根目录,或者右键→发送到→Dropbox或者移动设备,如下图所示这样:

0001

二、减少复杂分类,分类维度要统一

0002

我主要是按照文件的介质类型来区分的:

1、特殊介质如:图片、音频、视频、代码,这些类型的资源,区别很明显,分文件夹存放,便于归类同时也便于查找;

2、介质类型不明显的,统统放到一个大箱子里:Resource;

3、特殊文件:Private-用于存放私人重要保密的数据;Public-存放用于和朋友分享的文件

所以我存放文件的流程就是这样的:

开始

↓↓

需要共享给朋友吗?(Public)

↓↓

是私人或加密的吗?(Private)

↓↓

是图片、音频、视频、代码这些特殊文档吗?

↓↓

都不是的话,放到Resource里

↓↓

结束

当你熟悉这个流程后,你放置文件就会很快, 并且不会乱放!

三、善用搜索

不管在PC端,还是WEB端,搜索都应该是我们查找文件的首要手段;

1、按照上面的目录结构后,其实我们已经完成了一轮搜索——按照介质搜索;

2、进入到文件夹内后,Windows自带的搜索和文件名搜索利器-Everything(稍后我会单独一篇文章来分享),都可以轻松到找到我们的想要的文件;

0003

同样,WEB版的网盘里,我们也要善于使用搜索,例如Google drive的搜索功能就很强大:

0004

--结束语:这样做有必要吗?– 我经常会遇到这样的情况,当我想让某个同事发给我某个文件时,他却不知道去哪里找,D盘翻翻,E盘翻翻,还好最后是找到了,但这不是高效的,浪费了双方的时间。 所以我觉得对文档的这种管理,是有必要的,也是值得去做的。


本博客所有文章除特别声明外,均采用 CC BY-SA 4.0 协议 ,转载请注明出处!