如何书写高效的工作邮件:给你十条建议

如何书写高效的工作邮件:给你十条建议

在工作中电子邮件是必不可少的通讯工具,尽管即时通讯软件目前在工作中也起到了非常重要的作用,但是电子邮件仍然具有不可替代的优势,我从业以来每天都面临着处理各种电子邮件,但是我也发现很多朋友和同事,对如何书写一封高效的工作电子邮件不是十分明确,今天写的这篇文章就把我的工作电子邮件书写建议分享给经常使用电子邮件的同事,或者是刚刚迈入工作单位的朋友。大家共勉之。

1、重点突出的邮件标题

邮件标题是邮件的重要部分,你需要用一句话概括邮件的内容和意图。如果是一封非常有针对性的邮件,可以直接使用关键字和一句话的说明作为标题,如果是比较泛华的,或是需要讨论的某个不确定的问题,可以使用”关于xxxx的讨论/说明”等来作为标题。下面我举几个例子:

  • 大席-2015年终工作总结 // 说明:发给领导的年终总结,直接姓名作为关键字,然后是年份和工作总结,收件人收到邮件后一下就能知道某某的工作总结已经交了。根本不需要打开邮件,或者看发件人的地址来判断是谁的工作总结
  • 关于某某设计方案的讨论 // 说明:有些邮件内容可能不太容易概括,或者内容比较杂乱,这时候可以考虑这种标题,收到这种标题的邮件,我通常的做法是,标记为稍后阅读。
  • 某某团队-国庆节-紫金山爬山比赛活动方案 // 说明:这种是面向一个群体的通知类邮件,第一个关键字既能让团队外的人看到这是某个团队的邮件,也能提醒到团队的每个人,这是他们应该关注的邮件。第二个关键字可以表明这是与假期相关的,可以不影响到你当前的工作。

2、分清收件人和抄送人

邮件能被送达到收件人,同时也能被送达到抄送人,他们的区别想必大家都知道,一个是邮件的直接对象,一个只是邮件的知情者。所以大家应该把这两者分开,不要一股脑的全部放到收件人里。我的原则是:

  • 收件人:需要明确通知的、或者需要让对方采取行动的
  • 抄送人:需要知道有这件事情的、或者需要告诉对方我正在处理这件事情的

3、善用邮件列表(maillist)

如果可以,请为你经常联系的人或者团队、部门建立邮件列表,方便快速的发给这些人,而不至于漏掉某个同事。当然邮件列表是需要维护的,包括新增人员或者有人离职了,都要及时更新邮件列表。防止邮件遗漏和信息泄漏。

4、哪些人应出现在邮件抬头

按照第2点说明,我觉得收件人里的人都要出现在抬头里,当然你也可以使用一个统称来替代,例如某某团队。抄送人不应该出现在抬头里。

5、采用清单方式罗列问题

清单方式罗列问题,既能增强自己对问题的认识,也能让收件人更清楚的知道你所表达的。

6、每行的文字不要太长

邮件中每行的文字不宜过长,要在适当的位置换行,避免产生横向的滚动条,这样最右侧的文字还需要通过向右滚动才能看到。影响阅读效果。

7、使用字体式样突出关键字

现在的邮件客户端都是支持富文本编辑的,大家要善用这个特点,把邮件的关键字、重要语句通过文字加粗、设定字体颜色或背景色达到突出显示的目的。例如的某个位置说明需要某位同事做什么时候,这时候就可以写成:“请xxx做什么事情”。这样收件人就能立刻看到自己的名字,明确自己的任务。

8、表格中重要的列放到左侧

如果要再邮件中插入表格,那么请把表格中重要的列放到左侧,保持最重要的信息在最容易看到的位置上。提高阅读效率。

9、即使是附件类邮件,也请撰写正文

如果你只是想通过邮件发送一个附件文档,这时候很多人可能添加完附件后就直接发送了。这是个不好的习惯,我建议在正文中最简单的写下:“关于xxx信息,请查收附件,谢谢!”,这样做一是提醒收件人想要的东西在附件里,二是防止附件在传输过程中损坏,或者丢失,以至于收件人不知道这是封关于什么的邮件。我就碰到过在Thunderbird中收到Outlook附件错误的问题。

10、不要忘记署名

最好不要忘记在邮件末尾添加上你的姓名和联系方式。当然强烈建议你提前做好自己的邮件签名。

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