Outlook2013中三个有助于提高工作效率的使用技巧

一、Outlook中使用搜索文件夹

在Outlook中除了预定义的像收件箱、已发送邮件等文件夹外,我们还可以通过设定搜索条件添加自定义文件夹,如下图所示,
右键点击搜索文件→新建搜索文件夹
outlook
  • 预定义搜索文件夹
打开新建搜索文件夹对话框,这里已经预设几个搜索条件,例如未读邮件按、含有附件的邮件、重要邮件等等,选择一个后点击确定就创建好搜索文件夹了。
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  • 自定义搜索文件夹
如下图所示我们可以灵活的创建自定义搜索文件夹:
  1. 点击选择按钮,选择自定义条件
  2. 收入条件名称,也就是文件夹的名称,注意命名技巧
  3. 点击条件按钮,打开条件设置对话框
  4. 在条件设置对话框里,有三个标签页:
    • 邮件:普通过滤,通过收件人、发件人、标题关键字等创建搜索条件
    • 其他选择:更具邮件类别、重用程度、大小等邮件属性,来创建搜索条件
    • 高级:通过指定字段,创建高自由度的搜索条件

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二、邮件待办清单:后续处理邮件

我在之前的文章中介绍了我的清单工作法,那么在邮件中也可以创建自己一天的工作清单,这里包括两种邮件,一个是我们不断接收到的未读邮件,一个是标记为后续处理的待办邮件,这两种邮件组成当天的工作清单,在Outlook里,可以方便的帮我们实现清单的设置,如下图:

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  • 快速设置为今天的待办邮件:在每封邮件右上角有个红旗,点击红旗后可以把该邮件设定为待办事项,结束日期默认是今天。
  • 更加详细的日期设定、提醒设定:右键点击红旗,可以设定详细的待办邮件信息,如下图:

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详细的提醒设置:

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三、收藏夹

收藏夹一直是快速定位到自己想找的东西的捷径。Outlook里同样也有收藏夹功能,我们可以把之前创建好的常用的搜索文件夹放置到这里,也可以把基于邮件规则建立的文件夹放置到这里,达到快速访问的目的。例如我的收藏夹是这样的:
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延伸阅读:
结束语:以上就是我使用Outlook过程中发现的一些使用技巧,如果你也有好的方法和技巧,请在评论里一起分享!

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